kintoneでできること・できないこと完全ガイド｜導入前に知るべき機能と活用の現実

kintoneとは？

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するノーコード／ローコードの業務アプリ構築プラットフォームです。

プログラミングの知識がなくても、画面上の操作だけで業務アプリを作成できるのが最大の特徴です。顧客管理、案件管理、日報、問い合わせ管理など、さまざまな業務をひとつのプラットフォーム上で管理できます。

2026年現在、累計導入社数は35,000社を超え、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で利用されています。

kintoneの料金

kintoneの料金コースは以下の通りです。

最低契約は5ユーザーからで、30日間の無料トライアルも用意されています。

料金の詳細やコース選びのポイントについては「kintone料金を徹底解説｜プラン比較・実際にかかる費用・コスト削減術」で詳しく解説しています。

kintoneが求められる背景

私たちSok-kinはkintoneの導入支援・開発パートナーとして、さまざまな企業からご相談をいただいています。その中で特に多いのが、以下のようなお悩みです。

複数のExcelシートで同じ情報を何度も転記している

「顧客情報を見積書、請求書、管理台帳にそれぞれ手入力している」「同じ内容を3つのExcelファイルに転記するのが日課になっている」——こうしたご相談は非常に多く寄せられます。

転記のたびに入力ミスが発生し、どのファイルが最新かわからなくなる。データの食い違いに気づくのは、お客様から指摘されたとき。こうした状況は、情報を「一元管理」できていないことが原因です。

kintoneでは、ひとつのアプリに登録したデータを他のアプリからも参照できるため、同じ情報を何度も入力する必要がなくなります。入力は一度きりで、すべての関連情報が自動的に連動します。

属人化したマクロファイルから脱却したい

「長年使っているExcelマクロが業務の生命線になっているが、作った人はもう退職した」「マクロが壊れると誰も直せない」——こうした属人化の問題も、よくある相談のひとつです。

Excelマクロは便利ですが、作成者にしか仕組みがわからないブラックボックスになりがちです。担当者の異動や退職で、ある日突然、業務が回らなくなるリスクを抱えています。

kintoneで業務アプリを構築すれば、設定内容が画面上で確認できるため、誰が見ても仕組みがわかります。特定の人に依存しない運用体制をつくれるのは、組織にとって大きなメリットです。

紙の管理をデジタル化したい

日報、報告書、各種申請書を紙で運用していると、提出までのタイムラグ、ファイリングの手間、過去の記録を探す時間など、多くのムダが発生します。

kintoneはスマートフォンやタブレットにも対応しているため、現場や外出先からもその場でデータを入力・確認できます。紙を本社に届ける必要も、帰社してからパソコンに入力し直す必要もありません。

kintoneでできること【標準機能】

ここからは、kintoneの標準機能でできることを具体的に見ていきます。

ノーコードで業務アプリをつくれる

kintoneの最大の特徴は、プログラミング不要で業務アプリを作成できることです。

画面上でフィールド（入力項目）をドラッグ＆ドロップで配置するだけで、アプリが完成します。文字列、数値、日付、ドロップダウン、添付ファイルなど、さまざまな種類のフィールドが用意されています。

作れるアプリの例を挙げると、顧客管理、案件管理、日報、問い合わせ管理、採用管理、備品管理など、情報を登録・蓄積・共有する業務であれば幅広く対応できます。

ポイントは、IT部門に依頼しなくても、業務をよく知っている現場の担当者が自分でアプリをつくれること。使いながら改善できるので、「作ったけど使われない」という失敗を防ぎやすくなります。

データベースとして情報を一元管理できる

kintoneの各アプリは、それぞれがデータベースとして機能します。情報を統一されたフォーマットで登録でき、バラバラのExcelファイルや紙に分散していたデータをひとつに集約できます。

さらに、ルックアップ機能を使えば、別のアプリに登録されたデータを参照して自動入力することも可能です。たとえば、顧客マスタに登録されている会社名・住所・電話番号を、見積アプリから呼び出して自動で入力する——といった使い方ができます。

ルックアップの詳しい使い方は「kintoneルックアップとは？基本設定から自動取得・プラグイン活用まで徹底解説」で解説しています。

ワークフロー（承認・プロセス管理）を組み込める

kintoneには「プロセス管理」という機能があり、レコード（登録されたデータ）にステータスと作業者を設定することで、承認フローを構築できます。

たとえば、経費申請のフローであれば、「申請中 → 上長承認 → 経理確認 → 完了」のような流れを設定できます。各ステップで次の作業者に自動通知が送られるため、承認待ちの申請が埋もれることもありません。

データとコミュニケーションをセットで管理できる

kintoneでは、レコードごとにコメントを残すことができます。「この案件の見積金額について確認したい」「納期の変更がありました」といったやり取りを、データに紐づけた形で記録できます。

メールやチャットでやり取りすると、情報があちこちに分散してしまいがちですが、kintoneならデータとコミュニケーションがひとつの場所にまとまります。後から経緯を確認するときにも、該当するレコードを見れば会話の流れがすぐにわかります。

また、「スペース」というチーム専用の掲示板のような機能もあり、部署やプロジェクト単位での情報共有にも活用できます。

グラフ・集計で数字を見える化できる

kintoneに蓄積されたデータは、標準機能でグラフや集計表として表示できます。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、クロス集計表など、基本的なグラフ形式がそろっています。

データが更新されるとグラフもリアルタイムで反映されるため、常に最新の数字を確認できます。月別の売上推移、担当者別の案件数、ステータス別の進捗状況など、日々の業務管理に役立つレポートを簡単に作成できます。

アクセス権限を細かく設定できる

「営業部のデータは営業部だけが見えるようにしたい」「特定のフィールドは管理者しか編集できないようにしたい」——kintoneでは、こうしたきめ細かなアクセス権限の設定が可能です。

権限の設定は、アプリ単位、レコード単位、フィールド単位の3つのレベルで行えます。組織・グループ・ユーザーごとに閲覧・編集の可否を制御でき、情報管理のセキュリティを確保できます。

また、「いつ・誰が・どのデータを・どのように変更したか」を記録する変更履歴機能もあり、監査やトラブル発生時の調査にも対応できます。

スマホ・タブレットから使える

kintoneはiOS・Android向けのモバイルアプリが提供されています。外出先や現場からでも、スマートフォンやタブレットを使ってデータの確認・入力ができます。

営業担当者が外出先から案件情報を更新する、現場スタッフが作業完了をその場で報告する、といった使い方が可能です。わざわざオフィスに戻ってからパソコンで入力する手間がなくなります。

プラグイン・連携サービスで広がるkintoneの可能性

kintoneの標準機能だけでも多くの業務に対応できますが、ここからさらに活用の幅を広げてくれるのがプラグイン・連携サービスです。kintoneのプラグインマーケットには400種類以上のプラグインが公開されており、必要な機能を選んで追加できます。

代表的な拡張カテゴリを紹介します。

• 帳票出力 — 見積書・請求書・納品書などを、会社指定のフォーマットでPDF出力。標準機能にはない帳票出力を実現する
• ダッシュボード・ガントチャート — 複数アプリの情報を一画面で俯瞰したり、プロジェクトの進捗をガントチャートで管理したりできる
• Webフォーム連携 — Webサイトのお問い合わせフォームや申し込みフォームからkintoneに直接データを登録できる
• メール・チャット連携 — kintoneのデータ更新をトリガーにメールを自動送信したり、SlackやTeamsに通知を飛ばしたりできる
• 外部システム連携 — 会計ソフトや販売管理システムなど、すでに使っているシステムとデータを自動でやり取りできる

プラグインの多くは月額数千円〜数万円で利用でき、無料トライアルが用意されているものも多くあります。「標準機能だけでは少し物足りない」と感じたときに、必要なものだけを追加できるのがkintoneのエコシステムの強みです。

kintoneの活用例【業務別】

kintoneはさまざまな業務に活用できますが、「具体的にどんな場面で使えるのか」がイメージしにくいという声も多くあります。ここでは、実際によく使われている業務別の活用パターンを紹介します。

顧客・案件管理（営業部門）

営業活動の情報が担当者ごとのExcelや手帳に分散していると、「あの案件、今どうなっている？」という確認だけでも時間がかかります。引き継ぎのたびに過去の経緯がわからなくなるのもよくある問題です。

kintoneで顧客管理アプリと案件管理アプリを作成すれば、企業情報・商談状況・対応履歴をチーム全体で共有できます。案件のステータスや金額をグラフで集計すれば、営業会議の資料づくりも不要になります。外出先からスマートフォンで案件情報を更新できるため、帰社してからの入力作業もなくなります。

プロジェクト・タスク管理

プロジェクトの進捗管理をExcelで行っていると、更新が追いつかず「誰が何をやっているのかわからない」状態になりがちです。メンバーごとに管理の仕方が違い、全体像が見えないという課題もあります。

kintoneでタスク管理アプリを作成し、担当者・期限・ステータスを統一フォーマットで管理すれば、プロジェクト全体の進捗をリアルタイムに把握できます。プラグインを追加すれば、ガントチャート形式でスケジュールを可視化することも可能です。

問い合わせ・サポート管理

顧客からの問い合わせを個人のメールやExcelで管理していると、対応漏れや二重対応が発生しやすくなります。「この問い合わせ、誰が対応している？」がわからず、お客様をお待たせしてしまうこともあります。

kintoneで問い合わせ管理アプリを作成すれば、問い合わせ内容・担当者・対応ステータスを一元管理できます。プロセス管理機能を使えば「未対応 → 対応中 → 完了」のフローを設定でき、対応漏れを防ぐ仕組みをつくれます。過去の対応履歴も検索できるため、類似の問い合わせにすばやく対応できるようになります。

経費申請・稟議などの社内申請

紙やExcelでの申請・承認フローは、「今どこで止まっているかわからない」「承認者が不在だと進まない」といった問題がつきものです。

kintoneのプロセス管理機能を使えば、申請 → 上長承認 → 経理確認 → 完了という承認フローをアプリ上で完結できます。次の承認者に自動で通知が届くため、申請が埋もれることもありません。スマートフォンからも承認操作ができるので、外出中の上長が承認を止めてしまうこともなくなります。

日報・報告書の管理

日報をメールや紙で提出している場合、「出したかどうかの確認」「過去の日報を探す」といった作業に時間を取られがちです。上司がフィードバックを返すのも手間がかかります。

kintoneで日報アプリを作成すれば、スマートフォンからその場で日報を入力・提出できます。上司はコメント機能でフィードバックを返せるため、メールの往復も不要です。蓄積された日報データをグラフで集計すれば、チームの稼働状況や業務傾向の分析にも活用できます。

在庫・備品管理

在庫管理や備品管理をExcelで行っていると、入出庫のたびに手動で数量を更新する必要があり、更新忘れによる数量の不一致が発生しやすくなります。「実際の在庫とデータが合わない」という状態は、業務の信頼性を大きく損ないます。

kintoneで入庫アプリ・出庫アプリ・在庫マスタアプリを作成すれば、入出庫の記録と在庫数の管理をひとつのプラットフォームで完結できます。ただし、アプリ間のデータ自動同期は標準機能だけでは難しいため、プラグインの活用や開発パートナーへの相談が必要になるケースもあります（詳しくは「標準機能だけでは難しいこと」のセクションを参照）。

「誰がつくるか」でkintoneの可能性は変わる

ここまでkintoneの機能を紹介してきましたが、実はもうひとつ重要な視点があります。それは、同じkintoneでも、誰がアプリをつくるかによって、実現できることの範囲がまったく変わるということです。

現場の担当者がつくる場合

kintoneの最大の魅力は、業務を一番よく知っている現場の担当者が自分でアプリをつくれることです。ドラッグ＆ドロップでフィールドを配置し、標準機能を組み合わせるだけで、日々の業務に必要なアプリは十分に作成できます。

「まずは今のExcel管理をkintoneに移行してみる」というレベルであれば、現場担当者の力で実現できるケースは多くあります。

ただし、アプリの数が増えてくると、アプリ間のデータの持ち方や権限設計が複雑になり、「使いにくい」「どこに何があるかわからない」といった問題が出てくることがあります。

社内のIT担当者・kintoneに詳しい人がつくる場合

同じノーコードの操作であっても、業務フロー全体を見渡した設計ができる人がつくると、kintoneの使いやすさは大きく変わります。

たとえば、複数のアプリ間でどのようにデータを参照・連携させるか、アクセス権限をどの粒度で設定するか、運用ルール（入力規則や命名規則）をどう整備するか——こうした「設計」の部分は、ツールの使い方そのものよりも重要です。

社内にITに詳しい担当者やkintoneの運用経験がある人がいれば、全社的に使いやすいkintone環境を構築できます。

一方で、その人に運用が依存してしまう（属人化する）リスクもあります。担当者の異動や退職で運用が止まらないよう、設計の記録を残しておくことが大切です。

開発パートナーに依頼する場合

「会計ソフトとkintoneのデータを自動で連携させたい」「自社独自のプラグインを開発したい」「数十のアプリを連携させた業務基盤をつくりたい」——こうした要件になると、プログラミングによるカスタマイズやAPI開発が必要になります。

開発パートナーに依頼すれば、kintone単体ではカバーしきれない領域まで対応できるようになります。さらに、構築後の運用保守や、社内メンバーへの活用支援（伴走支援）まで含めたサポートを受けられるため、長期的に安定した運用体制をつくりやすいのも特徴です。

「どこまで自分たちでやるか、どこからパートナーに任せるか」の判断は、kintone活用を成功させる上で重要なポイントです。

kintone導入支援パートナーの選び方については「kintone導入支援パートナーの選び方｜費用・サービス内容・比較ポイントを徹底解説」で、伴走支援については「kintone伴走支援とは？費用相場・サービス内容・主要5社を徹底比較」で詳しく解説しています。

標準機能だけでは難しいこと

kintoneは多くの業務課題を解決できるツールですが、標準機能だけではカバーしきれない領域もあります。ここでは、導入前に知っておきたい「標準では難しいこと」を、具体例とともに紹介します。

なお、ここで紹介する項目の多くは、プラグインの導入や開発パートナーへの依頼で解決できます。「kintoneではできない」のではなく、「標準機能だけでは対応しきれない」と理解しておくのがポイントです。

細かなユーザー体験の調整

kintoneの入力画面は、フィールドを並べて構成するシンプルな設計です。そのため、以下のような「もう少し気の利いた動き」は、標準機能だけでは対応が難しい場合があります。

• 条件による入力項目の出しわけ — たとえば「問い合わせ種別」で「クレーム」を選んだときだけ「対応優先度」フィールドを表示する、といった動的な画面制御
• 書式設定のカスタマイズ — 特定の条件を満たすデータだけ文字色を変える、重要な項目を強調表示する、といった視覚的な調整

こうした細かなユーザー体験の調整は、プラグインの活用やプログラミングによるカスタマイズで対応できます。

自由な帳票レイアウトでの出力

kintoneには、レコードの内容をPDFやExcelとして出力する機能が標準では搭載されていません。

「会社のロゴ入りの見積書をkintoneのデータからワンクリックで出力したい」「指定の帳票フォーマットで納品書を印刷したい」——こうしたニーズには、帳票出力プラグインを導入することで対応できます。

外部フォームからのデータ取り込み

自社のWebサイトに設置したお問い合わせフォームや、イベントの申し込みフォームからkintoneにデータを直接登録したい——こうした使い方は、標準機能だけではできません。

kintoneのフォーム機能はあくまで社内利用を前提としており、外部（ログインしていないユーザー）からのデータ入力には対応していません。Webフォームとの連携サービスやAPIを利用することで実現できます。

外部システムとの自動連携

「会計ソフトの売上データをkintoneに自動で取り込みたい」「kintoneに登録された受注情報を販売管理システムに自動で連携したい」——こうしたシステム間の自動連携を実現するには、API（プログラムどうしがデータをやり取りする仕組み）を使った開発が必要です。

kintone自体はAPIを公開しているため、技術的には多くのシステムと連携が可能です。ただし、APIを使った開発は専門的な知識が必要になるため、開発パートナーに依頼するケースが一般的です。

画面レイアウトの自由な設計

kintoneの画面構成は、大きく分けて「一覧画面」と「詳細画面（レコード画面）」の2種類で、この基本的な構成は変更できません。

たとえば「複数のアプリの情報をひとつの画面にまとめたダッシュボードがほしい」「プロジェクト管理をガントチャートで表示したい」「カレンダー形式でスケジュールを俯瞰したい」といったニーズには、個別開発や専用のプラグインを利用することで対応できます。

アプリ間のデータ同期

kintoneの「ルックアップ」機能は、別のアプリからデータを参照してコピーする機能です。便利な機能ですが、あくまで「参照時にコピーする」だけで、リアルタイムにデータを同期する仕組みではありません。

たとえば在庫管理を考えてみましょう。入庫アプリと出庫アプリをそれぞれ作成し、在庫マスタアプリで現在の在庫数を管理したいとします。入庫や出庫が発生するたびに在庫マスタの数量を自動で更新するには、標準機能だけでは対応しきれません。

こうしたデータ同期が必要なケースでは、専用のプラグインを導入するか、API開発で整合性を担保する仕組みを構築する必要があります。特に重要な業務で数量のズレが許されない場合などは、開発パートナーに相談することをおすすめします。

kintone導入にかかる費用感

kintone導入にかかる費用は、kintone本体の月額料金だけではありません。実際に運用を始めると、以下のようなコストが発生することがあります。

「思っていたより費用がかかった」とならないためにも、プラグイン費用やパートナー費用も含めたトータルコストを事前に把握しておくことが大切です。

料金の詳細やコスト試算の考え方については「kintone料金を徹底解説｜プラン比較・実際にかかる費用・コスト削減術」で詳しく解説しています。

kintone導入が向いている企業・向いていない企業

kintoneは万能ツールではありません。自社に合うかどうかを判断するために、向いている企業・向いていない企業の特徴を整理します。

向いている企業の特徴

• Excel・紙の管理に限界を感じている — 転記ミス、ファイルの散在、属人化に悩んでいる
• IT部門が小さい、または専任のエンジニアがいない — ノーコードで現場主導の業務改善ができる
• まず小さく始めて、段階的に拡張したい — 1部署1業務からスタートして成功体験を積める
• 複数の部署やメンバーでデータを共有したい — リアルタイムで情報を一元管理できる
• テレワークやモバイル対応が必要 — クラウドサービスなので場所を選ばず利用可能

向いていない企業の特徴

• 数十万件を超える大量データの高速処理が必須 — kintoneは1アプリあたりのレコード数に制限があり（上限50万件、実用目安は10万件程度）、大規模データの高速処理には向いていない
• 複数のオリジナルなUIが必要 — kintoneの画面構成は一覧と詳細の基本形が決まっているため、オリジナルUIを複数設計したい場合はフルスクラッチ開発のほうが適している
• 既存の基幹システムですべて完結している — すでに業務がシステム化されている場合、kintoneを追加するメリットは限定的

まとめ：kintoneは「使い方次第」で可能性が広がる

この記事では、kintoneでできること・できないことを、標準機能からプラグイン・連携サービス、そして「誰がつくるか」という視点まで含めて解説しました。

ポイントを整理すると、以下の3つです。

1. 標準機能だけでも、Excel・紙管理の脱却や情報の一元化など、多くの業務課題を解決できる
2. プラグイン・連携サービスを活用すれば、帳票出力やシステム連携など、活用の幅がさらに広がる
3. 「誰がつくるか」によって、同じkintoneでも実現できることの範囲は大きく変わる

kintoneは導入して終わりではなく、使いながら育てていくツールです。最初から完璧を目指す必要はありません。まずは小さく始めて、課題が見えてきたらプラグインの追加やパートナーへの相談を検討する——そんなステップで進めるのが、kintone導入を成功させるコツです。

「自社の業務にkintoneが合うかわからない」「どこまで自分たちでできて、どこからプロに任せるべきか判断がつかない」——そんなときは、お気軽にご相談ください。